Beslistermijn Woo-verzoek

Voor een Woo-verzoek geldt een wettelijke beslistermijn. Ook als het dossier groot is, krijgt een bestuursorgaan dus niet automatisch onbeperkt extra tijd. Juist bij omvangrijke verzoeken zijn overleg, afbakening en soms fasering belangrijk om de behandeling uitvoerbaar te houden. Op deze pagina leest u welke termijn als uitgangspunt geldt, wat mogelijk is bij brede of complexe verzoeken en welke stappen u kunt zetten als een besluit uitblijft. Ook ziet u hoe rechters beoordelen welke extra tijd nog redelijk is.

Zo loopt de wettelijke termijn na een Woo-verzoek

Bij een Woo-verzoek geldt als uitgangspunt dat het bestuursorgaan zo spoedig mogelijk beslist, en uiterlijk binnen vier weken na ontvangst. Die termijn wordt juridisch vanaf de dag na ontvangst berekend. De Woo kent voor grote verzoeken geen aparte, ruimere standaardtermijn: de omvang van het dossier verandert het wettelijke vertrekpunt dus niet. Wel kan het bestuursorgaan die termijn vóór het einde daarvan schriftelijk en gemotiveerd met maximaal twee weken verdagen; duidelijke best practices voor overheidscommunicatie helpen daarbij, maar dat is iets anders dan onbeperkt wachten op een besluit.

Overleg bij omvangrijke verzoeken: zo houdt u het proces werkbaar

Is een verzoek voldoende gespecificeerd en omvangrijk, dan moet het bestuursorgaan vóór afloop van de termijn overleggen over de prioritering; de ontvangst, doorzetting en interne afhandeling raken daarbij ook aan ontwikkelingen in KCC en publiekszaken. In de praktijk kunnen partijen daarbij ook afspraken maken over een scherpere afbakening naar onderwerp, periode, dossier of documentsoort, of over behandeling in fasen. Het doel daarvan is praktisch: een aanpak vinden die voor zowel verzoeker als bestuursorgaan uitvoerbaar is. Voor u kan dat sneller bruikbare informatie opleveren, terwijl het bestuursorgaan gerichter kan zoeken, beoordelen en anonimiseren. Overleg op zichzelf schort de beslistermijn niet op; het is bedoeld om de behandeling werkbaar te maken, niet om haar eindeloos op te rekken.

Wat kunt u doen als een Woo-besluit uitblijft?

Blijft een besluit uit nadat de wettelijke termijn is verstreken, dan kunt u het bestuursorgaan schriftelijk in gebreke stellen. U kunt pas beroep instellen wegens niet tijdig beslissen als het bestuursorgaan die ingebrekestelling heeft ontvangen en daarna twee weken zijn verstreken zonder besluit. De bestuurlijke dwangsom na ingebrekestelling geldt niet voor Woo-besluiten. Oordeelt de rechter vervolgens dat te laat is beslist en is nog geen besluit bekendgemaakt, dan legt hij een nieuwe termijn op waarbinnen alsnog moet worden besloten en verbindt hij daaraan in beginsel een rechterlijke dwangsom. De rechter kan daarbij wegens de omvang van een Woo-verzoek wel een andere beslistermijn vaststellen.

Hoe rechters bepalen wat een redelijke extra termijn is

Komt een zaak over niet tijdig beslissen bij de rechter terecht, dan staat vooral de vraag centraal welke aanvullende termijn nog redelijk is. De rechter zoekt daarbij een middenweg: geen onnodige vertraging voor de verzoeker, maar ook geen termijn die feitelijk onuitvoerbaar is. Daarom wordt gekeken naar de concrete omstandigheden, zoals de resterende omvang en soorten documenten, de voortgang, beschikbare capaciteit, eventuele inzet van derden en een haalbare werkwijze. Er is daarbij geen gesloten wettelijk toetsingskader.

Factoren die in de praktijk zwaar wegen

• In zaken over omvangrijke verzoeken kan meewegen wat na selectie, filtering en ontdubbeling daadwerkelijk overblijft om te beoordelen.
• Ook kan van belang zijn hoeveel documenten individueel moeten worden bekeken. Een bundel gelijksoortige stukken kan anders uitpakken dan een restgroep met sterk uiteenlopende inhoud.
• Verder kan meetellen welke voortgang al is geboekt, welke werkvolgorde is gekozen en welke tijdsinschattingen zijn gegeven.
• Ook kan de rechter kijken naar de tijd die nodig is voor de hele keten: zoeken, selecteren, inhoudelijk beoordelen, anonimiseren, eventuele belangenafwegingen maken en daarna het besluit opstellen, plus de beschikbare capaciteit of inzet van derden.
• Deze factoren zijn illustratief: uiteindelijk bepaalt de rechter de hersteltermijn aan de hand van de concrete omstandigheden van de zaak.

Voorbeeld uit de rechtspraak: MOB tegen GS Noord-Holland over Tata Steel

Een Woo-verzoek indienen: basisregels, vorm en kosten

• Een Woo-verzoek hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet wel duidelijk maken welke informatie of documenten u vraagt.
• Een heldere afbakening naar onderwerp, periode, dossier, project of documentsoort helpt om sneller en zorgvuldiger te kunnen beslissen en sluit aan op goed informatiemanagement en archivering in de digitale overheid.
• Een zo precies mogelijke omschrijving van onderwerp, documenten en periode helpt het bestuursorgaan het verzoek sneller en zorgvuldiger te behandelen.
• Een Woo-verzoek en openbaarmaking zijn in beginsel kosteloos; alleen voor het vervaardigen van kopieën mag een redelijke vergoeding worden gevraagd. Een goed afgebakend verzoek is dus niet alleen praktisch, maar kan de behandeling ook overzichtelijker maken.