Ingebrekestelling bij een Woo-verzoek

Een ingebrekestelling bij een Woo-verzoek heeft pas juridisch effect als de beslistermijn echt is verstreken. Verstuur u die te vroeg, dan is de ingebrekestelling niet geldig en kan een beroep wegens niet tijdig beslissen niet-ontvankelijk stranden. Daarvoor moet bovendien eerst vaststaan dat het oorspronkelijke bericht inderdaad een Woo-verzoek is. Juist daarom zijn de kwalificatie van het verzoek, de ontvangstdatum en bewijs van verzending en ontvangst zo belangrijk.

De beslistermijnen bij de Woo in één overzicht

Wanneer geldt uw verzoek echt als een Woo-verzoek?

Niet elk verzoek om informatie is automatisch een Woo-verzoek. Een ingebrekestelling kan alleen effect hebben als het onderliggende stuk juridisch ook echt als Woo-verzoek kwalificeert. De kern van de Woo is dat eenieder zonder een belang te hoeven stellen een verzoek om publieke informatie kan doen. Het verzoek moet de aangelegenheid of het document vermelden waarop het ziet. Publieke informatie is informatie in documenten die bij een onder de Woo vallend orgaan berusten. Daarvoor hebt u geen bijzondere hoedanigheid nodig. Een burger, journalist, onderneming of belangenorganisatie kan dus een Woo-verzoek indienen; een speciaal persoonlijk belang is niet vereist.

Juist daarom weegt de formulering zwaar. Een persoonlijk of procesbelang maakt een verzoek op zichzelf niet tot iets anders dan een Woo-verzoek. Dat kan anders zijn als uit de aard, inhoud of uitlatingen bij het verzoek blijkt dat geen openbaarmaking voor eenieder is beoogd, bijvoorbeeld wanneer uitsluitend om dossierinzage of toezending in een eigen procedure wordt gevraagd. Het helpt om expliciet naar de Woo te verwijzen en de gevraagde informatie zo concreet mogelijk te omschrijven, bijvoorbeeld met een onderwerp, periode, afdeling of type document.

Tegelijk is het etiket niet alles. Ook zonder het woord “Woo” kan de inhoud maken dat sprake is van een Woo-verzoek. Andersom mogen bestuursorgaan of rechter uw verzoek niet te beperkt lezen als uit de strekking blijkt dat u openbaarmaking vraagt. Zo’n te enge uitleg kan in bezwaar of beroep worden gecorrigeerd, met verdiepende duiding in de juridische kennisbank. Voor een ingebrekestelling is dat cruciaal: pas als er daadwerkelijk een Woo-verzoek ligt, begint de beslistermijn te lopen.

Waarom een te vroege ingebrekestelling niet werkt

Stel dat, na eventuele verdaging, 1 mei de laatste dag is waarop het bestuursorgaan nog tijdig mag beslissen. Stuurt u de ingebrekestelling al op 1 mei, dan bent u nog te vroeg: de beslistermijn loopt die dag pas af. Een geldige ingebrekestelling kan dan pas vanaf 2 mei worden gedaan. Zonder geldige ingebrekestelling is een beroep wegens niet tijdig beslissen niet-ontvankelijk. Dat neemt niet weg dat het bestuursorgaan nog steeds op het Woo-verzoek moet beslissen. U kunt dus inhoudelijk gelijk hebben over de aard van het verzoek, maar procedureel vastlopen door een verkeerde timing.

Als uw ingebrekestelling niet wordt geaccepteerd: hier let u op

• Maak onderscheid tussen te vroeg indienen en niet-aanvaarding via het gekozen kanaal. Het eerste gaat over timing, het tweede over de vraag of uw bericht procedureel is ontvangen.
• Verstuurt u elektronisch, controleer dan of het bestuursorgaan voor dit type bericht een elektronische wijze heeft aangewezen. Bij gebruik van een niet-aangewezen kanaal hoeft het bestuursorgaan onder omstandigheden niet te reageren. Bij een formele weigering wegens onevenredige belasting, onvoldoende betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid moet het bestuursorgaan de afzender wel zo spoedig mogelijk informeren.
• Bewaar verzendbewijzen, ontvangstbevestigingen, e-mails, screenshots en data van contactmomenten; goed informatiemanagement en archivering bij de digitale overheid maakt zulke stukken beter vindbaar. In beroep kunnen juist die stukken doorslaggevend zijn.
• Berust een formeel verweer van het bestuursorgaan op een uitzondering, kijk dan kritisch naar de logica, proportionaliteit en de juridische onderbouwing, inclusief relevante jurisprudentie.