Marktconsultatie bij overheidsaanbestedingen

Een marktconsultatie is een stap vóór de aanbesteding waarmee u marktkennis ophaalt over haalbaarheid, oplossingsrichtingen, risico’s en de inrichting van de uitvraag. Vooral bij complexe of snel veranderende opdrachten helpt dat om niet op aannames te sturen, maar op wat in de markt daadwerkelijk uitvoerbaar is.

De opbrengst is alleen bruikbaar als u transparant werkt, gelijke kansen bewaakt en met politiek-bestuurlijke sensitiviteit voorkomt dat één partij een kennis- of tijdsvoorsprong krijgt. Hieronder leest u wanneer een marktconsultatie zinvol is, welke onderwerpen u kunt voorleggen, welke juridische grenzen gelden en hoe u de uitkomsten praktisch verwerkt in uw aanbesteding.

Waarom een marktconsultatie vooraf vaak het verschil maakt

Overheden beschikken niet altijd over voldoende actuele marktkennis, zeker niet bij complexe, weinig voorkomende of innovatieve opdrachten. Zonder voldoende marktkennis kunnen eisen, risicoverdeling of planning minder goed aansluiten op de markt. Een marktconsultatie kan helpen de opdracht en aanbestedingsvorm beter te formuleren en via betere samenwerking tussen afdelingen randvoorwaarden scherper in beeld te krijgen.

Wanneer marktconsultatie zinvol is

Een marktconsultatie is passend als uw eigen marktverkenning nog vragen openlaat over haalbaarheid, ambitieniveau, risico’s of de informatie die ondernemers nodig hebben om goed in te schrijven. Bepaal vooraf het doel van de consultatie. Is de behoefte nog onvoldoende helder, begin dan met intern onderzoek en een marktanalyse of marktverkenning; marktcontact en stakeholdermanagement kunnen ook helpen om de behoefte verder te verduidelijken. Consultatie is vooral waardevol bij innovatieve opdrachten, krappe markten, gevoelige randvoorwaarden of twijfel over de uitvoerbaarheid.

Waarover kunt u de markt bevragen?

• Welke oplossingsrichtingen of innovatieve benaderingen de markt realistisch vindt binnen het doel van de opdracht.
• Of eisen en randvoorwaarden uitvoerbaar zijn, mede in het licht van wet- en regelgeving, cao-effecten en personeelskrapte.
• Hoe marktpartijen aankijken tegen prijsopbouw, indexatie, risicoverdeling, contractduur en eventuele overgangstermijnen.
• Welke perceelindeling, samenwerkingsvormen of combinatiemogelijkheden de concurrentie en deelname bevorderen.
• Welke informatie ondernemers nodig hebben om een serieuze, goed onderbouwde inschrijving te kunnen doen.

Welke spelregels gelden voor gelijke kansen en transparantie?

Maak vooraf duidelijk dat deelname aan de consultatie geen rechten geeft op de latere opdracht en dat aan reacties geen aanspraken kunnen worden ontleend. Relevante, niet-vertrouwelijke informatie uit de voorbereiding die van belang is voor de aanbesteding stelt u tijdig beschikbaar aan alle potentiële gegadigden en inschrijvers, niet alleen aan de partijen die hebben meegedaan, bijvoorbeeld via een consultatieverslag en/of de aanbestedingsstukken. Door ondernemers als vertrouwelijk verstrekte bedrijfsinformatie maakt u niet openbaar; bevindingen kunt u bijvoorbeeld anonimiseren of op hoofdlijnen publiceren. Goede verslaglegging en publicatie van de uitkomsten versterken het gelijke speelveld. Als sommige partijen eerder beschikten over wezenlijke informatie, kan extra inschrijftijd nodig zijn om dat voordeel weg te nemen.

Wat zegt het juridische kader over marktconsultatie?

In hoofdlijnen bieden artikel 2.25 van de Aanbestedingswet 2012 en artikel 40 van Richtlijn 2014/24/EU ruimte voor een voorafgaande marktconsultatie voorafgaand aan een aanbesteding. Die ruimte is niet onbeperkt: de consultatie mag de mededinging niet vervalsen en moet passen binnen de beginselen van transparantie, non-discriminatie en proportionaliteit.

Dat is extra belangrijk wanneer ondernemers of externe deskundigen eerder betrokken zijn geweest bij de voorbereiding van de opdracht. In dat geval moet u passende maatregelen nemen om een kennisvoorsprong te neutraliseren, bijvoorbeeld door dezelfde relevante informatie aan alle gegadigden beschikbaar te stellen, aanbestedingsstukken aan te passen of termijnen te verlengen. Uitsluiting is daarbij niet automatisch toegestaan. Eerst moeten minder ingrijpende maatregelen worden overwogen, en de betrokken ondernemer moet de gelegenheid krijgen om aan te tonen dat de mededinging niet is verstoord.

Zo pakt u een marktconsultatie stap voor stap aan

Werkt u met TenderNed? Houd dan rekening met deze praktische punten

TenderNed biedt vooral een praktische route om een marktconsultatie aan te maken, te publiceren, te beheren en af te ronden. Het platform ondersteunt daarbij uitsluitend openbare marktconsultaties: u publiceert de consultatie met stukken en termijnen, zodat geïnteresseerde ondernemers kunnen kennisnemen van dezelfde informatie. Een onderhandse of selectief uitgenodigde marktconsultatie kunt u niet in TenderNed uitvoeren.

• Maak de consultatie aan als een apart traject en zorg dat doel, planning en spelregels meteen helder zijn. Denk aan de beschrijving van de opdracht, de vragen die u voorlegt en de manier waarop u reacties verwerkt.
• Voeg vanaf het begin de relevante documenten en termijnen toe. Dat kunnen bijvoorbeeld een notitie, een vragenlijst, conceptuitgangspunten of een planning zijn. Hoe vollediger de basis, hoe gerichter de reacties.
• Houd rekening met de validatie vóór publicatie. Controleer daarom tijdig of verplichte velden, documenten en termijnen correct zijn ingevuld, zodat de publicatie niet op het laatste moment vastloopt.
• Na publicatie kunt u documenten actualiseren of aanvullen, zolang u wijzigingen duidelijk communiceert. Zorg er steeds voor dat de laatste versie voor alle belangstellenden op dezelfde manier beschikbaar is.
• Gebruik de berichtenbox voor vragen en communicatie tijdens de consultatie. Dat helpt bij de dossiervorming en voorkomt losse communicatielijnen. Is een antwoord relevant voor alle partijen, deel die informatie dan ook breed.
• Maak uw bevindingen kenbaar, publiceer die zo nodig als document en rond de marktconsultatie daarna af in TenderNed. Bewaar documenten, berichten en uw verslag zo dat later navolgbaar blijft hoe de opbrengst is gebruikt.
• Koppelt u daarna een aanbesteding aan de afgeronde marktconsultatie, zorg dan voor een logische overgang. Verwijs naar de consultatie waar dat helpt en zorg dat alle relevante, niet-vertrouwelijke informatie voor iedere geïnteresseerde ondernemer eenvoudig en gelijktijdig toegankelijk is, bijvoorbeeld via de aanbestedingsstukken of de gekoppelde consultatie. Zo blijft voor iedere inschrijver duidelijk op basis waarvan de uiteindelijke uitvraag is ingericht.