UEA invullen bij een aanbesteding

Het UEA, het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, is de standaard zelfverklaring waarmee u bij een aanbesteding aangeeft dat uw onderneming aan de belangrijkste eisen voldoet, zonder direct alle bewijsstukken mee te sturen. Juist daarom moet het document zorgvuldig worden ingevuld: een onjuist, onvolledig of te laat ingediend UEA kan leiden tot herstelvragen of zelfs uitsluiting. Hieronder leest u praktisch wat elk onderdeel van het formulier betekent, hoe u het stap voor stap invult en wanneer extra UEA’s nodig zijn voor andere betrokken partijen.

Wat u met het UEA verklaart - en wanneer u het moet meesturen

UEA staat voor Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Het werkt als een uniforme eigen verklaring binnen aanbestedingen en bevat onder meer uw ondernemingsgegevens, verklaringen over uitsluitingsgronden en antwoorden op geschiktheidseisen of selectiecriteria. De meeste bewijsstukken worden pas later opgevraagd, waardoor de administratieve last bij de start van de inschrijving lager is. Boven de Europese drempels hoort het UEA in elk geval bij de procedure. Ook onder die drempels wordt het gebruikt zodra uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen worden toegepast, in lijn met de Europese aanbestedingsregels; voor meer context kunt u de juridische kennisbank raadplegen.

De 6 onderdelen van het UEA in één overzicht

UEA invullen: een praktische aanpak van openen tot meesturen

• Gebruik altijd het UEA dat bij de aanbestedingsstukken of in TenderNed voor juist die procedure beschikbaar is gesteld.
• Controleer eerst wat al is vooringevuld of afgeschermd en vul daarna de ondernemingsgegevens en verklaringen per onderdeel aan.
• Lees ja/nee-vragen en interne doorverwijzingen volledig voordat u antwoordt; de formulering is niet altijd intuïtief.
• Controleer aan het einde of het document correct is opgeslagen en toegevoegd aan uw inschrijving; bij de huidige TenderNed-wizard wordt een pdf gegenereerd. Download, onderteken indien vereist en upload de pdf volgens de voorgeschreven taak of procedure.

Gebreken die kunnen leiden tot herstelverzoek of uitsluiting

Veel problemen ontstaan door uitvoering, niet door inhoud. Gebreken kunnen, afhankelijk van de aanbestedingsstukken, het soort gebrek en de aanbestedingsrechtelijke beginselen, aanleiding geven tot herstel of uitsluiting. Controleer daarom of de ondertekenaar tekenbevoegd is volgens de KvK-inschrijving of op basis van mandaat; ondertekent iemand anders, regel dan tijdig een volmacht. Ga er ook niet van uit dat een deels vooringevuld of technisch afgeschermd formulier automatisch compleet is. Verplichte velden en verklaringen blijven uw verantwoordelijkheid. Lees lastige ja/nee-vragen volledig uit en bouw genoeg tijd in voor eindcontrole, ondertekening en upload. Voor gemeenten raakt die zorgvuldigheid ook aan de rechtmatigheidsverantwoording bij gemeenten.

Wanneer één UEA niet genoeg is

Zodra meerdere ondernemingen bij de inschrijving betrokken zijn, verandert ook de indieningsplicht. Dan is het niet genoeg om alleen naar het formulier van de hoofdaannemer of penvoerder te kijken. Maak onderscheid tussen gezamenlijk inschrijven, steunen op de draagkracht van een andere partij en werken met onderaannemers zonder beroep op hun draagkracht. In uw eigen UEA moet bovendien zichtbaar zijn welke andere partijen betrokken zijn, voor zover de aanbestedingsstukken daarom vragen.

Bij een combinatie of gezamenlijke inschrijving

Schrijft u samen in als combinatie, consortium of joint venture, dan dient in beginsel iedere deelnemer een eigen UEA in. De inschrijving moet herkenbaar maken wie de combinanten zijn en welke rol iedere partij vervult. Laat ieder vereist UEA tijdig ondertekenen als de aanbestedende dienst dat voorschrijft, op de voorgeschreven wijze. De inschrijving kan ook zó zijn ingericht dat haar ondertekening mede voor het UEA geldt.

Als u een beroep doet op draagkracht van een derde

Gebruikt u de technische bekwaamheid of financiële draagkracht van een andere partij om aan de eisen te voldoen, dan is voor die derde een aparte UEA nodig. Die partij levert haar relevante gegevens en verklaringen over uitsluitingsgronden en geschiktheid aan. Vermeld in uw eigen UEA expliciet op welke partij u steunt en voor welke eis dat gebeurt.

Bij onderaannemers zonder beroep op draagkracht

Voor een gewone onderaannemer is meestal geen eigen UEA nodig als u niet op diens draagkracht leunt om aan selectie-eisen te voldoen. Wel kan de aanbestedende dienst vragen om informatie over zulke onderaannemers. Het verschil zit dus tussen een uitvoerende onderaannemer en een partij die nodig is om aan de gestelde eisen te voldoen.

Waar u het UEA terugvindt en in welke tool u werkt