Integriteitsrisicoanalyse voor gemeenten

Een integriteitsrisicoanalyse helpt gemeenten om kwetsbaarheden in processen, bevoegdheden, geldstromen en informatie vroegtijdig te herkennen. Dat is belangrijk, omdat gemeenten werken met complexe regels, publieke middelen en een hoge bestuurlijke en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Hieronder leest u waar de grootste risico’s ontstaan, hoe u de analyse opbouwt en wanneer opschaling naar nader onderzoek nodig is.

Waar integriteitsrisico’s in gemeentelijke processen ontstaan

• Integriteitsrisico’s kunnen onder meer spelen in processen met discretionaire ruimte, vertrouwelijke informatie, financiële belangen of kwetsbare functies. Welke risico’s het zwaarst wegen, hangt af van de lokale context en procesinrichting.
• Mogelijke aandachtsgebieden zijn bijvoorbeeld functies met toegang tot vertrouwelijke informatie, fraudegevoelige processen en - afhankelijk van de gemeente - subsidieverlening, inkoop, vergunningen, handhaving en het sociaal domein.
• Maak onderscheid tussen fouten, onrechtmatigheden, belangenverstrengeling, misbruik van informatie en doelbewuste fraude; niet elk signaal wijst direct op opzet.
• Gemeenten hebben bij Wmo en Jeugdwet een wettelijke uitvoerings-, toezicht- en verantwoordingsrol en spelen een belangrijke rol bij het voorkomen en bestrijden van fraude in het sociaal domein.

Zo pakt u een integriteitsrisicoanalyse stap voor stap aan

• Baken eerst af welke processen, teams, rollen en geld- of informatiestromen u onderzoekt en met welk doel.
• Verzamel signalen objectief uit documenten, incidenten, gesprekken, controles en bestaande bevindingen.
• Weeg per risico de aard, omvang, waarschijnlijkheid en mogelijke gevolgen, in plaats van alleen knelpunten te inventariseren.
• Vertaal de uitkomst van de integriteitsrisicoanalyse voor de gemeente naar prioriteiten, verantwoordelijken, acties en een moment van herijking.

Welke bronnen en disciplines u nodig hebt voor een betrouwbaar beeld

Combineer waar passend documenten, meldingen, controles, data en relevante deskundigheid, en leg vast hoe signalen zijn gewogen. Dit kan de volledigheid en toetsbaarheid van de analyse verbeteren.

Welke beheersmaatregelen passen bij de uitkomsten

• Koppel risico’s aan concrete maatregelen, zoals functiescheiding, een vier-ogen-principe, scherpere mandaten en betere dossiervorming.
• Overweeg maatregelen op het gebied van preventie, signalering, opvolging en evaluatie; kies maatregelen die passen bij het specifieke risico en de lokale beheersomgeving.
• Breng autorisatiebeheer, administratieve vastlegging en periodieke controles op orde om fouten en onrechtmatige handelingen sneller te voorkomen of signaleren, mede in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bij gemeenten.
• Zet gerichte data-analyse bij bijvoorbeeld terugkerende transacties, declaraties of afwijkende patronen alleen in na toetsing van doel, wettelijke grondslag, noodzaak, proportionaliteit, transparantie en gegevensbescherming. Voer bij een waarschijnlijk hoog privacyrisico vooraf een DPIA uit; betrek de FG waar vereist.

Wanneer nader onderzoek te overwegen is

Een risicoanalyse is bedoeld om kwetsbaarheden en signalen te prioriteren. Beoordeel signalen aan de hand van een vooraf vastgesteld lokaal protocol. Weeg onder meer ernst, betrouwbaarheid, urgentie, mogelijke schade, bevoegdheden en noodzakelijke waarborgen af.

Verdiepend onderzoek moet vervolgens duidelijk maken wat de aard en omvang is, wie mogelijk betrokken zijn en welke organisatorische of juridische vervolgstappen passend zijn. Werk daarbij zorgvuldig: bewijs, proportionaliteit, interne communicatie en het onderscheid tussen leren, handhaven en sanctioneren vragen elk om een eigen afweging; politiek-bestuurlijke sensitiviteit ontwikkelen helpt daarbij in de bestuurlijke en ambtelijke context.

Verdiep u verder in integriteit, veiligheid en risicomanagement

• Wilt u verder lezen, dan publiceert SBO informatie en biedt of vermeldt het opleidingen over onder meer Bibob, de aanpak van ondermijning bij gemeenten, zorgfraude en datagedreven werken.
• Sommige vraagstukken vragen om extra verdieping per domein, bijvoorbeeld in het sociaal domein, openbare orde en veiligheid of datagedreven werken binnen de overheid.
• Met de opleiding Integriteitscoördinator in het publieke domein kunt u signalering, governance en professionele weerbaarheid binnen uw gemeente versterken, mits de kennis wordt vertaald naar beleid, processen, bevoegdheden en evaluatie.